Editorial Nº 29

Presupuesto

Estimados colegas y amigos reciban un cordial saludo y mis mejores deseos para este año que recién comenzó. Es bien sabido que en cada inicio de ciclo tenemos que planear estrategias para que se nos otorgue un presupuesto que pueda cubrir las necesidades que tendrá nuestro Laboratorio de Patología durante el transcurso del año

A continuación, comparto contigo, información importante en relación a los presupuestos

Definición: es una estimación formal de los ingresos y egresos que habrán de producirse durante un periodo dado, frecuentemente un año, tanto para un negocio en particular como para el gobierno. El presupuesto se diferencia de los balances en que no refleja las transacciones realizadas sino las que se supone ocurrirán a futuro. (Sabino)

El presupuesto es también un sistema de información integrado de por lo menos tres elementos: formulación, ejecución y control, los cuales conllevan al logro de objetivos establecidos en un plan.

Como se observa, el presupuesto ha sido definido como estimación, estado financiero, sistema y por otros autores como método, técnica, plan , etc

Objetivos de los presupuestos

El presupuesto de una empresa contempla o debe contemplar el o los objetivos de la misma, de lo contrario no se tendrá una dirección clara de la misión y visión de la misma, a continuación se enuncian algunos de ellos:

Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Determinar, en términos físicos y monetarios, los recursos humanos, materiales, técnicos y servicios necesarios para el logro de los fines establecidos en el plan.

Servir como un instrumento para la ejecución del plan en el tiempo y lugar previstos.

Precisar el grado de cumplimiento o desviación de los objetivos y metas propuestos,para poder establecer acciones correctivas.

Facilitar el proceso administrativo.

Funciones de los presupuestos

Control financiero de la organización.

Descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Ventajas del Presupuesto

Se obtiene una organización al adoptar un sistema de presupuesto, entre las cuales podemos citar:

Ayuda a reducir la incertidumbre que se encuentra en el medio económico donde se desarrollan las organizaciones (estas deben planear sus actividades para sobrevivir, ya que mientras más incertidumbre exista en el futuro, mayores riesgos tendrán que correr). Obliga a los gerentes a pensar en el futuro.

Permite establecer relación entre los fines por cumplir (objetivos y metas) y los medios o recursos con que alcanzarlos.

Mejora la administración, por cuanto la información que recaba relativa a objetivos, metas, unidades ejecutoras, funciones, etc..permite detectar la existencia de unidades administrativas que en forma aislada estuvieran al mismo tiempo realizando funciones similares, al mismo tiempo que facilita la vigilancia de cada una de las funciones o actividades de la empresa.

Para evaluar la productividad y la eficiencia al comparar las metas logradas con las programadas, examinando en forma periódica la ejecución de actividades. Identifica y establece claramente la responsabilidad por el cumplimiento de las metas.

Permite a la empresa adaptarse a los cambios del entorno.

Implica la participación de todo el personal y por tanto la integración de la

institución.

Limitaciones del Presupuesto:

Como todo plan o sistema que se implementa en una empresa, el presupuesto cuenta con limitaciones, dentro de las que se encuentran las siguientes:

Sus datos son estimaciones y por lo tanto están sujetos al juicio y la experiencia de quienes fueron encargados de plantearlos.

Por su Implantación y funcionamiento a largo plazo, generalmente los beneficios se obtienen después del 2 ó 3er. periodo cuando ya el personal que colaboró en su ejecución esté convencido de las necesidades del mismo; por lo que se requiere cierta dosis de paciencia y optimismo.

Se requiere de un personal entrenado y motivado a colaborar.

Resulta importante considerar que un plan presupuestario está diseñado para servir de guía a la administración y no para sustituir a ésta.

Puede ser inflexible y por tanto perder su sentido y aplicabilidad.

Comité de Presupuestos
Uno de los primeros pasos que da la planeación, es elegir a la persona o las personas (Director o Comité, generalmente existen ambos), que se harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeación. En un laboratorio de Patología dicho comité puede estar conformado por el jefe del servicio, patólogos e histotecnólogos, por ejemplo

Básicamente, este comité debe tener la responsabilidad de desarrollar el plan sustantivo para cerciorarse de que todos los aspectos del plan de utilidades para las subunidades se muestran sólidos y en orden.
Por último es útil contar con un manual de presupuestos. Éste es una guía escrita que indica la manera de confeccionar los presupuestos. En él se debe indicar claramente cuáles son las personas encargadas de la preparación y administración del presupuesto y sus correspondientes responsabilidades, definir sus obligaciones y la autoridad de cada persona. Es un libro de consulta para todo relacionado con los procedimientos a seguir en la preparación de presupuestos.

Recuerda nuestra función no es tan sólo hacer un diagnóstico pero crear un medio propicio para que ellos se lleven a cabo en tiempo y forma y eso se logra mediante una adecuada gestión de todos y cada uno de los procesos que ocurren en nuestro Laboratorio de Patología.